แม้จะมีโปรไฟล์สูง อาณัติกลับไปยังสำนักงาน จากสิ่งที่ชอบของ Amazon, AT&T, Dell และแม้แต่รัฐบาลสหรัฐฯหลายองค์กรยังคงให้การสนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล ตาม พฤศจิกายน 2024 Gallup Ballot26% ของคนงานในสหรัฐอเมริกาที่มีงานที่มีความสามารถระยะไกลทำงานนอกสำนักงานเต็มเวลา
การโอบกอดงานระยะไกลเปิดประตูให้พนักงานตั้งอยู่ในส่วนต่าง ๆ ของประเทศหรือภูมิภาคต่าง ๆ ของโลก – และนั่นทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่พนักงานแต่ละคนจะได้รับผลกระทบจากเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นไกลจากสำนักงานใหญ่ของ บริษัท
ในสหรัฐอเมริกาเพียงอย่างเดียวมีการประกาศภัยพิบัติที่เกี่ยวข้องกับสภาพอากาศครั้งใหญ่ 90 ครั้งในปี 2567 ตามข้อมูลของ การวิเคราะห์ข้อมูลของรัฐบาลกลาง ดำเนินการโดยสถาบันระหว่างประเทศเพื่อสิ่งแวดล้อมและการพัฒนา นักวิจัยคาดการณ์ว่าชาวอเมริกัน 137 ล้านคน – ประมาณ 41% ของประชากรอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่อยู่ภายใต้การประกาศภัยพิบัติครั้งใหญ่หรือการประกาศฉุกเฉินเมื่อปีที่แล้ว
เมื่อเกิดภัยพิบัติพนักงานอาจไม่มีไฟฟ้าอินเทอร์เน็ตหรือบริการเซลล์เป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ พวกเขาอาจต้องอพยพออกจากบ้าน พวกเขาอาจดิ้นรนกับการสูญเสียสมาชิกในครอบครัวเพื่อนหรือเพื่อนบ้าน
เช่นเดียวกับที่องค์กรมี แผนการบรรเทาภัยพิบัติและการกู้คืน สำหรับสำนักงานหลักและศูนย์ข้อมูลพวกเขาควรเตรียมพร้อมที่จะสนับสนุนพนักงานระยะไกลในสถานการณ์ภัยพิบัติที่พวกเขาไม่เคยพบมาก่อน นายจ้างจะต้องให้คำปรึกษากับคนงานเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมและเหนือสิ่งอื่นใดเพื่อให้แน่ใจว่าสุขภาพจิตของพวกเขาเข้าร่วม
สิ่งนี้อาจฟังดูเป็นงานสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล – และเป็น – แต่มันเป็นความรับผิดชอบที่จะต้องแน่ใจว่าพนักงานระยะไกลมีเครื่องมือที่พวกเขาต้องอยู่ในการติดต่อระหว่างภัยพิบัติเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบนอุปกรณ์ของพวกเขาและเพื่อช่วยให้พวกเขากลับไปทำงานเมื่อปลอดภัย
องค์กรที่ดูแลพนักงานของพวกเขาเมื่อพวกเขาต้องการมากที่สุดอาจเห็นประโยชน์ในรูปแบบของการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้นประสิทธิภาพการผลิตและการเก็บรักษา: ใครไม่ต้องการทำงานให้กับนายจ้างที่ใส่ใจเกี่ยวกับสวัสดิการของคุณอย่างแท้จริง?
เราได้พูดคุยกับผู้นำด้านเทคโนโลยีและผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนภัยพิบัติเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่ บริษัท สามารถเตรียมตัวและสนับสนุนพนักงานห่างไกลที่เผชิญกับสถานการณ์ภัยพิบัติ
วางแผนสำหรับสิ่งที่เลวร้ายที่สุดผ่านการจำลอง
Dr. Oliver Schlake ผู้อำนวยการโครงการ BSE Students ที่ College of Maryland และผู้สอนการอยู่รอดเป็นเวลา 40 ปีกล่าวว่ามีองค์ประกอบทางวัฒนธรรมที่สำคัญในการเตรียมพร้อมจากภัยพิบัติหรือขาด
ผู้คนมักจะชอบ “ฮีโร่” มากกว่า “คนที่ทำการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง” เขากล่าว ตัวอย่างเช่นผู้คนจะยกย่องนักดับเพลิงที่ช่วยเหลือเหยื่อจากบ้านที่ถูกไฟไหม้ แต่ไม่ใช่ภารโรงที่เปลี่ยนแบตเตอรี่ในเครื่องตรวจจับควันซึ่งช่วยป้องกันการแพร่กระจายของไฟในตอนแรก
อันเป็นผลมาจากแนวโน้มทางวัฒนธรรมนี้องค์กรที่ลงทุนในเครื่องมือทรัพยากรและโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับการเตรียมพร้อมสำหรับภัยพิบัติ “ ไม่มี ROI เกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของพวกเขาจนกระทั่ง (ภัยพิบัติ) เกิดขึ้นและนั่นเป็นสาเหตุที่องค์กรจำนวนมากตัดระบบสำรองเหล่านั้นออกไป” เขากล่าว
เพื่อหลีกเลี่ยงการคิดสั้น ๆ นี้ผู้นำธุรกิจควร เตรียมความพร้อมล่วงหน้าของภัยพิบัติใด ๆ– ในขณะที่ บริษัท สามารถเสนอการฝึกอบรมการเตรียมความพร้อมรับมือกับภัยพิบัติในห้องเรียน Schlake แนะนำการจำลองเชิงปฏิบัติเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น ตัวอย่างเช่นองค์กรสามารถปิดอินทราเน็ตหรือบังคับให้พนักงานปิดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตตามปกติเพื่อเลียนแบบภัยพิบัติที่มีการเชื่อมต่อ จำกัด
Schlake แนะนำ บริษัท ที่ดำเนินการแบบฝึกหัดเหล่านี้ไปยังกรอบการตัดสินใจที่เรียกว่ากฎของสาม “ โดยทั่วไปคุณใช้ช่วงเวลาสาม – สามวินาทีสามนาทีสามชั่วโมงสามวันสามสัปดาห์สามเดือน – เพื่อจัดลำดับความสำคัญกิจกรรมของคุณในสถานการณ์ภัยพิบัติ” เขากล่าว
เป้าหมายไม่ได้มีไว้สำหรับผู้นำธุรกิจและพนักงานที่จะตอบสนองอย่างไร้ที่ติต่อภัยพิบัติจำลอง แต่เป็นการช่วยให้พวกเขาระบุช่องว่างที่สามารถแก้ไขได้ก่อนเกิดวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นจริง
ตัวอย่างเช่นในระหว่างการออกกำลังกายองค์กร B2B ที่ทำงานร่วมกับ Schlake ตระหนักว่าหากระบบผ่านทางอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (VOIP) หยุดชะงักพนักงานจะไม่สามารถโทรหาลูกค้าได้ เพื่อลดความเสี่ยงนี้ บริษัท ได้ซื้อโทรศัพท์หัวเผาประมาณ 100 เครื่องตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าและเก็บไว้เพื่อการใช้งานฉุกเฉิน การมองการณ์ไกลจ่าย: หกหรือเจ็ดเดือนต่อมาเมื่อภัยพิบัติป้องกันไม่ให้พนักงานเข้ามาในสถานที่โทรศัพท์กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
องค์กรจะมาถึงการรับรู้ที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเองผ่านการจำลองเหล่านี้ซึ่งควรรวมถึงคนงานระยะไกลและไฮบริดรวมถึงผู้ที่ทำงานในสำนักงานเต็มเวลา หาก บริษัท ค้นพบว่าไม่มีวิธีการสื่อสารกับคนงานระยะไกลในระบบไฟฟ้าหรือไฟฟ้าดับตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจตัดสินใจที่จะแต่งกายด้วยเครื่องมือสื่อสารเพิ่มเติมหรือมาพร้อมกับแผนฉุกเฉินอื่น ๆ
ปกป้องอุปกรณ์พนักงาน
ขึ้นอยู่กับภัยพิบัติสำนักงานที่บ้านของพนักงานระยะไกลอาจไม่พร้อมใช้งาน: อาจถูกทำลายด้วยไฟหรือน้ำท่วมหรือพวกเขาอาจอยู่ภายใต้คำสั่งการอพยพจากเจ้าหน้าที่ท้องถิ่นหรือรัฐบาลกลาง
ในกรณีเช่นนี้พนักงานที่ไม่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติอาจไปที่ร้านกาแฟห้องสมุดหรือสถานที่สาธารณะอื่น ๆ เพื่อเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและทำงานต่อไป สภาพแวดล้อมเหล่านี้ทำให้องค์กรมีแนวโน้มที่จะโจมตีไซเบอร์มากขึ้น Jocelyn Rhindress ผู้จัดการอาวุโสในโครงการริเริ่มด้านทรัพยากรทางธุรกิจกล่าว สหพันธ์ธุรกิจอิสระของแคนาดา (CFIB)
ในระหว่าง ไฟดับของ Canadian Telco ในปี 2022คนงานระยะไกลต้องรับความเสี่ยงที่แน่นอนนี้ “ คนงานที่บ้านจำนวนมากแห่กันไปที่สถานที่ต่าง ๆ-ร้านกาแฟและร้านอาหารที่ให้บริการอย่างรวดเร็ว-เพื่อใช้ Wi-Fi สาธารณะของพวกเขา” เธอกล่าว “ ปัญหาใหญ่อย่างหนึ่งคือเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัย”
เพื่อลดความเสี่ยงนี้แผนกไอทีขององค์กรจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเครื่องมือที่เหมาะสมในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นเครือข่ายส่วนตัวเสมือนจริง (VPNs) Kris Lahiri, CSO และผู้ร่วมก่อตั้งของ Egnyte– เช่นเดียวกับการวางแผนภัยพิบัติทั้งหมดการติดตั้ง VPN และเครื่องมือรักษาความปลอดภัยอื่น ๆ บนแล็ปท็อปของคนงานควรทำได้ดีก่อนเกิดภัยพิบัติจริง
ช่วยด้วย ‘การวางแผนการกู้คืนภัยพิบัติส่วนบุคคล’
นอกเหนือจากความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์การถูกบังคับให้ออกจากสภาพแวดล้อมที่บ้านของพวกเขานำเสนอพนักงานด้วยความท้าทายที่สำคัญอีกประการหนึ่ง: การสูญเสียสิ่งประดิษฐ์ส่วนบุคคลที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เอกสารภาษีและมรดกสืบทอดในครอบครัวไปจนถึงภาพถ่ายที่หวงแหน
Lahiri หมายถึงกระบวนการปกป้องรายการต่าง ๆ เช่น“ การวางแผนการกู้คืนภัยพิบัติส่วนบุคคล” และบันทึกว่าการสนับสนุนคนงานในแง่มุมนี้มักถูกมองข้าม ในขณะที่ บริษัท ต่างๆมีประสบการณ์ในการย้ายเซิร์ฟเวอร์จากสำนักงานท้องถิ่นไปยังทีมที่แจกจ่าย แต่มีเพียงไม่กี่คนที่พิจารณาวิธีการสนับสนุนพนักงานในระดับส่วนบุคคลเขากล่าว
Lahiri เรียกร้องให้ทีมงานใช้วิธีการที่เห็นอกเห็นใจมากขึ้นและขยายขอบเขตของพวกเขาเพื่อรวมการวางแผนการกู้คืนภัยพิบัติสำหรับสำนักงานบ้านของพนักงาน
“ เป็นเรื่องสำคัญที่จะช่วยให้คนเหล่านี้คิดว่า ‘เฮ้คุณเคยคิดถึงเรื่องส่วนตัวของคุณหรือไม่เช่นคุณเก็บของมีค่าไว้ที่ไหนคุณแน่ใจว่าไฟล์ภาษีและข้อมูลทางการเงินอื่น ๆ ได้รับการสนับสนุนบางแห่ง?” เขากล่าว
บางคนอาจเห็นการให้คำปรึกษาแก่พนักงานเกี่ยวกับการกู้คืนภัยพิบัติส่วนบุคคลซึ่งอยู่นอกเหนือบทบาทของแผนกไอที อย่างไรก็ตาม Lahiri ให้เหตุผลว่าคำแนะนำนี้เป็นสิ่งจำเป็นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของคำสั่งที่กว้างขึ้นขององค์กรเพื่อให้มั่นใจว่าความปลอดภัยและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน
ลดความเสี่ยงข้ามภูมิศาสตร์
นอกเหนือจากการตอบสนองความต้องการของพนักงานแต่ละคนแล้ว บริษัท จะต้องใช้มุมมองมหภาคของพนักงานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับภัยพิบัติ ในขณะที่ธุรกิจไม่เพียง แต่ห่างไกลมากขึ้นเท่านั้น
“ ในฐานะ บริษัท ฉันจะตรวจสอบว่าคนงานระยะไกลของฉันอยู่ที่ไหน” Schlake จากมหาวิทยาลัยแมริแลนด์กล่าว เป้าหมายคือการช่วยให้ บริษัท ต่างๆสร้างแผนฉุกเฉินเมื่อเกิดภัยพิบัติบนขอบฟ้าสำหรับสถานที่เฉพาะ
“ เมื่อฉันเห็นว่ามีวิกฤตเกิดขึ้นในบางพื้นที่ฉันสามารถใช้มาตรการป้องกันได้” เขากล่าว ตัวอย่างเช่นหากพายุไต้ฝุ่นกำลังเข้าใกล้ฟิลิปปินส์ บริษัท สามารถวางแผนได้ว่าจะชดเชยได้อย่างไรหากพูดว่า 5% ของพนักงานที่ใช้ฟิลิปปินส์สูญเสียการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
เพื่อรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ บริษัท จะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับบทบาทที่สำคัญทางธุรกิจ การจ้างงานและการฝึกอบรมควรได้รับการทาบทามด้วยความคิดระดับโลกเพื่อให้คนงานสำรองในสถานที่ต่าง ๆ เพื่อก้าวเข้ามาเมื่อภัยพิบัติส่งผลกระทบต่อภูมิศาสตร์ที่เฉพาะเจาะจง Lahiri ของ Egnyte กล่าว
Oxfam Worldwide ใช้วิธีการเชิงกลยุทธ์แบบนี้ในการจัดการแรงงาน จากข้อมูลของ CIO Kenny Kamal ภารกิจขององค์กรในการต่อสู้กับความไม่เท่าเทียมและยุติความยากจนมักจะต้องตอบสนองต่อภัยพิบัติทางธรรมชาติและวิกฤตการณ์ทั่วโลก
“ นี่มักจะหมายความว่าพนักงานและหุ้นส่วนของอ็อกแฟมกำลังตอบสนองในขณะที่จัดการความเสี่ยงต่อตนเองและชุมชนของพวกเขาเอง” เขากล่าว
เพื่อจัดการกับความท้าทายนี้ Oxfam จัดลำดับความสำคัญ“ สถานที่ปฏิบัติงานที่สำคัญมากกว่าจุดสิ้นสุดของแต่ละบุคคล” Kamal กล่าว กลยุทธ์นี้ขึ้นอยู่กับฮับที่สนับสนุนทีมไฮบริดในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติ ฮับเหล่านี้มาพร้อมกับโซลูชันพลังงานซ้ำซ้อนการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสำรองและทรัพยากรที่มีคำบุพบทเช่นชุดดาวเทียมและเครื่องชาร์จพลังงานแสงอาทิตย์
การสร้างบนพื้นฐานนี้ Oxfam พัฒนาแผนฉุกเฉินหลายอย่างเพื่อเป็นแนวทางให้พนักงานในสถานการณ์วิกฤติ
“ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่หลากหลายองค์กรควรพัฒนาแผนการตอบโต้ภัยพิบัติที่ปรับขนาดได้โดยการจัดหมวดหมู่ภัยพิบัติโดยผลกระทบ-การแปลภูมิภาคหรือกว้าง-ทีมสามารถปฏิบัติตามโปรโตคอลที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน” เขากล่าว
วางความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานไว้เหนือสิ่งอื่นใด
การเตรียมความพร้อมสำหรับภัยพิบัติเป็นความท้าทายที่ซับซ้อนซึ่งกำหนดให้ บริษัท ต่างๆให้ความสำคัญกับความคล่องตัวความซ้ำซ้อนความยืดหยุ่นความยืดหยุ่นและความต่อเนื่องทางธุรกิจ แต่ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานจะต้องมีความสำคัญสูงสุด
Rhindress ของ CFIB ตั้งข้อสังเกตว่าในบางสถานที่เช่นแคนาดาสุขภาพและความปลอดภัยเป็นองค์ประกอบที่ได้รับคำสั่งตามกฎหมายของแผนการตอบสนองภัยพิบัติใด ๆ อย่างไรก็ตามองค์กรควรตั้งเป้าหมายที่จะไปไกลกว่าการปฏิบัติตาม – เริ่มต้นด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
“ อาจลงมาเพื่อแบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนบุคคลของคุณหรือทำให้แน่ใจว่ามีวิธีที่พนักงานของคุณจะติดต่อกับใครบางคนเสมอ” เธอกล่าว
Mario Jabbour หัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงินและผู้ดูแลระบบสำหรับ โครงการความหวังองค์กรด้านสุขภาพและมนุษยธรรมระดับโลกสะท้อนมุมมองนี้
“ การจัดลำดับความสำคัญของความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานด้วยทรัพยากรสุขภาพจิตและความคาดหวังที่สมดุลพร้อมกับนโยบายที่ชัดเจนการฝึกอบรมและคู่มือการตอบสนองต่อภัยพิบัติเป็นกุญแจสำคัญในการนำทางวิกฤตการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ” เขากล่าว
Kamal ของ Oxfam ยังสนับสนุนการสนับสนุนสุขภาพจิตการจัดงานที่ยืดหยุ่นและการสื่อสารแบบเปิด เนื่องจากไม่มีองค์กรใดที่จะดำเนินการสนับสนุนพนักงานอย่างสมบูรณ์แบบเขาจึงเน้นความสำคัญของการประเมินตนเองอย่างต่อเนื่อง
“ หลังจากการตอบสนองจากภัยพิบัติทุกครั้งสิ่งสำคัญคือการประเมินสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้เรียนรู้จากประสบการณ์เหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถปรับแต่งแผนของพวกเขาและเสริมสร้างความยืดหยุ่นร่วมกันของพวกเขา” เขากล่าว
Kamal เน้นว่าในขณะที่ภัยพิบัตินั้นไม่สามารถคาดเดาได้การเตรียมการเชิงรุกสามารถลดผลกระทบได้อย่างมีนัยสำคัญ “ ด้วยการมุ่งเน้นไปที่ความยืดหยุ่นความยืดหยุ่นและความเป็นอยู่ที่ดีของทีมลูกผสมองค์กรสามารถเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงานของพวกเขาในการนำทางความท้าทายด้วยความมั่นใจและส่งมอบภารกิจของพวกเขาต่อไปเมื่อมันสำคัญที่สุด” เขากล่าว
